So schreiben Sie eine E-Mail-Signatur, die das Leben außerhalb der Arbeit tatsächlich fördert

Wenn Sie Ihre Stimme erheben und tun möchten, was Sie sagen, wenn es um Wertschätzung geht Work-Life-BalanceErwägen Sie, Ihre E-Mail-Signatur bei der Arbeit neu zu schreiben.

Im Guten (Flexibilität der Arzttermine) und im Schlechten (Längere ArbeitszeitenRemote- und Hybridarbeit haben für viele Arbeitnehmer die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verwischt. Um dem entgegenzuwirken, erstellen immer mehr Arbeitnehmer E-Mail-Signaturen, die ihre Arbeitszeiten auflisten oder angeben, dass der Empfänger jederzeit antworten kann, wenn es ihm passt.

Beispielsweise hat eine meiner Kolleginnen in ihrer Signatur eine kleine, nachdenkliche Notiz unter ihrem Namen und ihren Referenzen hinzugefügt: „Meine Arbeitszeiten sind normalerweise Montag bis Freitag von 8:30 bis 18:00 Uhr ET.“ Er liest. „Wenn dies nicht Ihre Geschäftszeiten sind, haben Sie bitte nicht das Bedürfnis, außerhalb Ihrer regulären Geschäftszeiten zu antworten.“

Nachdem Sie eine gute E-Mail-Signatur gesehen haben, die Gesundheit und Wohlbefinden fördert, könnten Sie antworten: „Ich liebe diese Zeile in der Signatur, kann ich sie stehlen?“

So sagte Arianne Young, Gründerin des Unternehmens für virtuelle Assistenten: Kein gewöhnliches Mädchen am Freitag, Sie war gekommen, um es zu besitzen. Und sie sagt: „Ich respektiere Grenzen in Bezug auf persönliche Zeit, Fürsorge und Ruhe. Wenn Sie diese E-Mail erhalten, während Sie eines dieser Dinge tun, schützen Sie bitte Ihre Zeit und warten Sie, bis Sie wieder bei der Arbeit oder vor Ihrem Computer sind, um zu antworten.“

Andere, wie die freiberufliche Autorin Meg Saint-Esprit, sagen den Leuten im Voraus, dass sie zu bestimmten Zeiten möglicherweise zu spät antworten. Nachdem ein Kunde eine sarkastische E-Mail über die Reaktionszeit von St. Esprit geschickt hatte, fügte die vielbeschäftigte Mutter von vier Kindern ihrer Unterschrift einen Haftungsausschluss hinzu: „Bitte beachten Sie, dass ich in den Monaten Juni, Juli und August möglicherweise langsamer auf E-Mails antworte, da die Vereinigten Staaten nicht in der Lage sind, berufstätigen Müttern eine bezahlbare Kinderbetreuung anzubieten.“

Zuerst fragte sich Saint-Esprit, ob dieser Satz etwas übertrieben sei, aber dann begannen die Leute darauf zu reagieren und ihn zu mögen. Als sie über ihre Unterschrift twitterte, ging der Tweet viral.

„Ich habe einige Kommentare zu meiner Originalversion erhalten und sie diesen Sommer bearbeitet“, sagte Saint-Esprit, der hauptsächlich über Elternschaft schreibt.

„Ich habe das Wort ‚Mütter‘ in ‚Väter‘ geändert, weil stattdessen… Kinderbetreuung „Die Krise betrifft in erster Linie Mütter, aber auch Familien als Ganzes“, sagte sie. „Ich habe auch das Wort ‚Unfähigkeit‘ in ‚Verweigerung‘ geändert, weil ich das Gefühl habe, dass sie zu diesem Zeitpunkt wissen, was sie tun müssen – aber noch niemand an der Macht tut es.“

Hat dies Saint-Esprit dabei geholfen, in ihrem Berufsleben Grenzen zu wahren?

„Nun, die Leute schicken mir immer noch sarkastische E-Mails oder schreiben mir weniger als 24 Stunden später SMS über nicht dringende Angelegenheiten. Das kann ich nicht ändern“, sagte sie. „Aber ich arbeite gerade daran, meine ‚Immer verfügbar‘-Mentalität zu ändern.“

Obwohl dieser Trend noch in den Kinderschuhen steckt – er ist in kreativen Bereichen häufiger anzutreffen als in anderen, sagten die Experten, mit denen ich gesprochen habe – Kenny DominguezDer CEO und Gründer von Bay Equity HR ist davon überzeugt, dass diese Unterschriften einen entscheidenden Beitrag dazu leisten können, die geistige Gesundheit der Arbeitnehmer zu wahren und ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatzeit aufrechtzuerhalten.

„Durch die Angabe der Bürozeiten in Ihrer E-Mail-Signatur werden die Erwartungen von Anfang an deutlich gemacht. Dadurch erfahren die Leute, wann sie eine Antwort erhalten, was bei der Planung ihrer eigenen Aufgaben sehr hilfreich ist.“ „Sie wissen, wann Sie sich an jemanden wenden sollten, und er kann seinen Tag besser verwalten, indem er konzentriert bleibt, anstatt ständig seinen Posteingang zu überprüfen“, fuhr sie fort.

Wenn sich das allen bewusst sei, laufe die Kommunikation viel besser, sagte sie.

Jennifer BordaJohn Jordan, Kommunikationsprofessor an der University of New Hampshire, der sich mit Work-Life-Balance und berufstätigen Müttern beschäftigt hat, ist nicht überrascht, dass die Zahl der Premium-Produktlinien zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden zunimmt.

Während die Belegschaft in den Vereinigten Staaten Am beliebtesten Borda glaubt, dass Millennials und ältere Arbeitnehmer der Generation Z wohlhabender sind als je zuvor, und dass sie der Arbeitsplatzkultur ihren Stempel aufdrücken, indem sie zunächst klare Standards festlegen Erwartungen an die Work-Life-Balance.

„Darüber hinaus glaube ich, dass die Umstellung auf Fernarbeit, Hybridarbeit und flexiblere Regelungen in den Jahren 2020 und 2021 den Arbeitnehmern die Möglichkeit gegeben hat, darüber nachzudenken, welche Arbeitsbedingungen zu ihrem eigenen Leben passen“, fügte Borda hinzu.

Manche Menschen erkennen, wie verzerrt der „Arbeits“-Teil der „Work-Life“-Gleichung sein kann, und beginnen, festere Grenzen zwischen ihrer Arbeit und ihrem Privatleben zu ziehen, sagte Burda.

Natürlich ist es viel einfacher, ein oder zwei Sätze über Ihre Arbeitszeiten hinzuzufügen oder wann jemand mit einer Antwort rechnen kann, wenn Sie Freiberufler, Kleinunternehmer oder Freiberufler sind.

Zum Beispiel ein Zeitmanagement-Coach Anna Dearmon Cornick Sie sagte, sie habe vor kurzem eine Signaturlinie eines Kleinunternehmers gefunden, die in einem formelleren Umfeld möglicherweise nicht funktioniert.

Der Arbeitgeber listete ihre Arbeitszeiten auf, zusammen mit einem Witz über ihre bevorstehenden Abwesenheitstermine: „Nächster Abwesenheitstermin“, hieß es. “Tun Lutealphase Nummer?”

Für Cornick war es ein perfektes Beispiel für eine Geschäftsinhaberin, die ihre Zielkunden kannte – andere weibliche Geschäftsinhaber, die über ein bisschen historischen Humor lachen könnten.

„Sie scheut sich nicht, mitzuteilen, dass sie sich während der Lutealphase ihres Menstruationszyklus normalerweise eine Auszeit nimmt“, sagte Cornick, „aber natürlich passt eine solche Aussage in einem Unternehmensumfeld möglicherweise nicht gut.“ (In vielen Unternehmensbüros wird die Verwendung einheitlicher, konsistenter E-Mail-Signaturen von der Personalabteilung erwartet oder zumindest gefördert.)

Möchten Sie Ihren geschäftlichen E-Mails eine stärker auf Gesundheit und Wohlbefinden ausgerichtete Signatur verleihen? Wille Fliegen Sie? Im Folgenden geben unsere Experten einige Tipps zur Erstellung Ihres Plans.

Im Allgemeinen, so Cornick, sollten Sie die Temperatur-, Marketing- und Markenrichtlinien am Arbeitsplatz überprüfen, bevor Sie etwas hinzufügen, das außerhalb der Norm liegt. Betont der Teil „Mission, Vision und Werte“ Ihres Unternehmenshandbuchs wiederholt, wie wichtig die Work-Life-Balance an Ihrem Arbeitsplatz ist? Ihre Wellness-Linie ist wahrscheinlich gut.

Kate ZipayMichael Jordan, Assistenzprofessor für Management an der Mitch Daniels School of Business der Purdue University, glaubt, dass der beste Weg, um herauszufinden, ob Ihre Unterschrift mit Ihrer Unternehmenskultur übereinstimmt, darin besteht, andere zu beobachten und mit ihnen zu sprechen.

„Sie können auch mit ein paar vertrauenswürdigen Kollegen zusammenarbeiten, um gemeinsam Ihre Unterschriften zu entwerfen und zu verfeinern“, sagte sie.

Laut Dominguez, dem Personalexperten, ist es im Allgemeinen sicher, die Standardarbeitszeiten und möglicherweise Ihre bevorzugten Zeiten für Telefonanrufe oder dringende Mitteilungen anzugeben.

Sie möchten nicht, dass dieser besondere Zusatz zu lang wird. Versuchen Sie daher, die Botschaft kurz und unaufdringlich zu halten und hervorzuheben, was Ihnen am wichtigsten ist. Dies könnte bedeuten, dass Sie Ihre Geschäftszeiten angeben oder angeben, wann der Empfänger mit einer Antwort rechnen kann, sagt Young.

Es ist wichtig, dass Ihre Wellness-Linie klar zum Ausdruck bringt, was andere wissen sollen, und nicht, was sie tun sollen: „Der Schlüssel liegt darin, Ihre Grenzen auf informative und nicht vorschreibende Weise zu kommunizieren“, sagte Zipay gegenüber HuffPost.

Teilen Sie den Leuten beispielsweise mit, wann Sie online sind, indem Sie einfach schreiben: „Meine Öffnungszeiten sind 8:00 bis 16:00 Uhr.“

„Es ist eine Aussage, die klare Erwartungen darüber setzt, wann Sie verfügbar sein werden, ohne zu bedeuten, dass andere ihr Verhalten oder ihre Erwartungen an Sie anpassen sollten“, sagte Zipay.

Das Festlegen dieser Grenzen hilft Ihnen nicht nur, Ihren Tag besser zu gestalten, sondern ist auch ein positives Beispiel für Kollegen hinsichtlich der Wertschätzung persönlicher Zeit, sagte Dominguez.

„Es geht darum, das Arbeitsleben für alle Beteiligten ein wenig einfacher zu machen“, sagte sie.

Sie sind vielleicht einer der ersten Menschen, die einen Gesundheitshinweis in ihre Unterschrift aufnehmen, aber angesichts der Richtung, in die sich die Büroarbeitskultur in diesen Jahren nach der Pandemie entwickelt hat, werden Sie wahrscheinlich nicht der letzte sein.

„Dieser Gesundheitsübergang scheint das zu sein, wofür sich immer mehr Menschen entscheiden“, sagte Young. „Es ist eine Schande, dass wir derzeit in einer Zeit leben, in der das Hinzufügen von Nachrichten wie dieser zur Selbstverständlichkeit geworden ist. Niemand sollte sich auf seinen Posteingang beschränkt fühlen; nichts ist wirklich gefährlich und wir alle könnten davon profitieren, wenn wir uns viel weniger Sorgen um E-Mails machen würden.“