Planen Sie Besprechungen, ohne die Zeitzonen zu überprüfen? Gehen Sie davon aus, dass „als erstes am Morgen“ für jeden funktioniert? Jedes Mal, wenn Sie eine Geschäftsveranstaltung planen, verärgern Sie möglicherweise alle Teilnehmer mit Ihren Annahmen darüber, wann diese Besprechung stattfinden wird.
Dies liegt daran, dass Sie sich möglicherweise einer Zeitzonenverzerrung schuldig gemacht haben. Sie gehen davon aus, dass alle in derselben Zeitzone arbeiten wie Sie.
Als Menschen sind wir anfällig für „Proximity Bias“ bei der Arbeit. Laut Forschern der University of California, DavisIn Studien haben Forscher herausgefunden, dass wir Menschen, die wir persönlich sehen, lieber mögen und dass Mitarbeiter, die persönlich erscheinen, mehr Jobchancen haben. Theoretisch bevorzugen Sie vielleicht automatisch die Zeitzonen der Menschen, die Sie persönlich treffen, mehr – während Sie Kollegen aus der Ferne außer Acht lassen, die Sie jeden Tag weniger sehen.
Aber angesichts einer zunehmend entfernten globalen Belegschaft ist es unhöflich und respektlos, mögliche Zeitzonenunterschiede nicht anzuerkennen. Es ist jedoch ein sehr häufiger Fehler.
Ariane Young, die ihre eigene Firma für virtuelle Assistenten leitet Kein gewöhnliches Mädchen am FreitagSie sagte, dieser Zeitzonenfehler sei eines der Dinge, die sie am meisten beunruhigen. Ihrer Erfahrung nach sind Menschen, die an der Westküste leben, die „größten Übeltäter“, da sie erwarten, dass jeder weiß, dass er PDT/PST meint, wenn er Termine vereinbart.
„Das unhöflichste Verhalten, das mir je begegnet ist, war das Versenden einer Kalendereinladung, ohne dass der Absender meine Verfügbarkeit oder die meines Kunden bestätigt hat“, sagte sie. „Meistens berücksichtigt der Absender nicht, dass die Zeitzonen unterschiedlich sein können … oder denkt, es sei besser, etwas in den Kalender einzutragen, und fängt dann an, hin und her zu gehen, um eine Zeit zu finden, die tatsächlich funktioniert. Es ist Zeitverschwendung, es ist nicht respektabel und lässt sich leicht vermeiden, indem man einfach nachfragt.“
Anna Dearmon CornickZeitmanagement-Coach und Moderator von „Es ist ZeitAls sie als Terminplanerin für einen Kongressabgeordneten mit Wählern auf Central Time arbeitete, konnte ein Zeitzonenfehler „einen ganzen Tag auf den Kopf stellen“, sagte sie in einer Folge ihres Podcasts.
Abgesehen davon, dass die Beziehungen zu Kunden und Kollegen ruiniert werden, ist die Annahme der falschen Zeitzone schlecht, weil sie Ihre Arbeit einfach schwieriger macht. Dieser vermeidbare Fehler führe zu „mehr E-Mail-Austausch“, um Informationen über das Treffen fertigzustellen, sagte Cornick.
„Eines der ersten Dinge, die wir mit unseren Kunden tun, besteht darin, die Art und Weise zu verfeinern, wie sie ihre E-Mails formulieren, sodass weniger Antworten erforderlich sind“, sagte Cornick.
Um Ihre Kollegen nicht zu frustrieren, listen Sie Zeitzonen auf und fragen Sie sie im Voraus.
Young sagte, dass sie in ihren E-Mails immer die Zeitzone angibt, in der sich ihre Kunden befinden, und wenn sie die Zeitzone der Personen kennt, bei denen sie bucht, wird sie ihnen auch eine hilfreiche Zeitumrechnung hinzufügen.
Die Notiz sieht zum Beispiel so aus:
Die Verfügbarkeit (30 Minuten) finden Sie unten: Dienstag, 23. Juli, 9:00 Uhr PT/12:00 Uhr EST.
Wenn Sie nicht wissen, woher die andere Person anruft, bitten Sie einfach um mehr Klarheit.
„Heutzutage reagieren die Leute sensibel darauf, Fragen zu stellen“, sagte Young, „und wenn es notwendig ist, ein Treffen zu vereinbaren, werde ich die Leute, mit denen ich kommuniziere, fragen: ‚Bitte lassen Sie mich wissen, in welcher Zeitzone Sie leben, damit ich ein respektvolles Angebot machen kann die Optionen, die ich anbieten möchte.
Auch wenn dies in der Erstanfrage nicht angegeben ist, geben Sie bitte die Zeitzone an, die Sie für das Meeting benötigen. „Geben Sie alle Informationen an Du „Sie sollten sich der Notwendigkeit bewusst sein, zu reagieren, auch wenn dies nicht angezeigt ist“, riet Young.
Um „Zeitzonenspiel“ zu vermeiden, schlug Kornick die Verwendung automatisierter Planungstools wie Calendly oder Acuity Scheduling vor. Alternativ können Sie eine Kalendereinladung über Gmail oder Outlook senden, da diese Programme die Besprechungszeit in die eindeutige Zeitzone der Teilnehmer umwandeln.
Das Weitergeben weiterer Informationen im Vorfeld und das Überprüfen der bevorzugten Zeitzonen Ihrer Gäste nimmt ein paar zusätzliche Minuten in Anspruch, erspart Ihnen aber auf lange Sicht viel Kopfzerbrechen. Es gebe „eine Million Möglichkeiten, dies zu tun“, aber Sie sollten immer nach dieser Zeitzoneninformation fragen, um Verwirrung zu vermeiden, riet Young.
Als Faustregel gilt: Der beste Weg, Unhöflichkeit zu vermeiden, besteht darin, die Zeitpläne von Personen zu berücksichtigen, die nicht mit Ihnen im selben Raum sind, von denen aber erwartet wird, dass sie an Ihrer Besprechung teilnehmen.
Nur weil ein Meeting über verschiedene Zeitzonen hinweg stattfinden kann, heißt das nicht unbedingt, dass es für alle die beste Zeit ist. Wenn Ihre reguläre Besprechungszeit einige Ihrer Kollegen dazu zwingt, bei Sonnenaufgang aufzustehen oder über die übliche Schlafenszeit hinaus aufzubleiben, sollten Sie die Besprechungszeit ändern.
wie Laura Gallagherein Organisationspsychologe beim Beratungsunternehmen Gallaher Edge, der zuvor gearbeitet hat Er erzählte HuffPost„Wenn Sie erwarten, dass jemand, den Sie einladen, eine aktive Rolle in der Besprechung übernimmt, ist es unhöflich, sich nicht an deren Tagesordnung zu orientieren oder zu fragen, ob er möglicherweise etwas verpasst oder weitermacht, was bereits vorhanden ist.“
Sie können entweder ein gewissenhafter Kollege sein, mit dem andere gerne zusammenarbeiten, oder Sie können die Person sein, über die andere hinter Ihrem Rücken nörgeln, wenn Sie Besprechungen planen. Es ist deine Entscheidung.