Um beruflich voranzukommen, brauchen Sie ein starkes Netzwerk. Und dazu gehört auch, zu lernen, wie man Menschen E-Mails sendet, um herauszufinden, wie viel Zeit sie haben und welche Kontakte sie haben. Eine der einfachen, aber entscheidenden Anfragen, denen Sie in Ihrem Leben begegnen werden, ist die Bitte, jemand anderen per E-Mail vorzustellen, oder die Notwendigkeit, sich selbst vorzustellen.
Das Kennenlernen zweier Personen per E-Mail ist eine soziale und berufliche Fähigkeit, die jeder erlernen muss, aber viele von uns verstehen es falsch. Es bedarf emotionaler Intelligenz und sorgfältiger Ausarbeitung, um es jedem so einfach wie möglich zu machen, das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Wer seine Kommunikation nicht verwirren und irritieren möchte, sollte sich gut überlegen, wie man eine Bekanntschaft zwischen zwei Menschen per E-Mail vermittelt – und wie man darauf reagiert.
Wir haben E-Mail- und Etikette-Experten genau gefragt, was die Fehler sind und Tipps gegeben, wie man sich bei diesen Anfragen möglichst höflich und klar verhalten kann. Das ist ihr Rat:
Das Schrecklichste, was du tun kannst? Gehen Sie davon aus, dass jeder damit einverstanden ist, sie um Hilfe zu bitten.
Wenn Sie der „Kommunikationsvermittler“ sind, der die E-Mail schreibt, müssen Sie die Zeit und Fähigkeiten aller Beteiligten berücksichtigen.
„Als erstes muss man sich fragen: Wer will was von wem?“, sagt William Schwalb, Co-Autor des Buches. „Senden: Warum E-Mails so schlecht funktionieren und wie man es besser macht.“
Wenn Sie beide Personen gut kennen und es sich um eine informelle Anfrage nach einem neuen Freund oder einer beruflichen Verbindung handelt, müssen Sie nicht formell sein, da die Risiken geringer sind.
„Ich freue mich, diese Vorstellung zu machen, und ich denke, dass es Ihnen Spaß machen wird, sich kennenzulernen. „Ich überlasse es Ihnen, von hier aus weiterzumachen“, sagte Schwalbe, Sie können diese Wünsche formulieren.
Meistens geht es in einer Einführungs-E-Mail jedoch darum, eine Partei zu bitten, etwas im Namen der anderen Partei zu tun. Wenn die E-Mail beispielsweise dazu dienen soll, jemand anderem in seiner Karriere zu helfen, indem Sie ein Informationsgespräch führen, müssen Sie bestätigen, ob die Person, die diese Anfrage erfüllen wird, damit einverstanden ist, dass Sie sie um Hilfe bitten.
„Der größte Fehler, den ich sehe, wenn ich eine E-Mail vorstelle, besteht darin, nicht die Zustimmung der vorgestellten Person einzuholen und ihr die Möglichkeit zu geben, abzulehnen“, sagte er. Patti AhsaeiSenior Vice President für M&A-Kredite bei einer Großbank, der auch ein TikTok-Konto betreibt Herzogin der DekorationDort lehrt sie Etikette am Arbeitsplatz.
„Fragen Sie beide Parteien in einer privaten E-Mail, ob sie eine Vorstellung der anderen Partei begrüßen würden, und nur wenn beide einverstanden sind, können Sie mit der Vorstellung fortfahren“, schlug Ehsaei vor.
Die Leute sind aus vielen Gründen, die Sie vielleicht nicht kennen, beschäftigt oder nicht erreichbar. In dieser ersten E-Mail sollten Sie den Gefallen erläutern und der Person, die im Gegenzug um eine Gegenleistung gebeten wird, eine einfache Möglichkeit geben, Nein zu sagen.
Der letzte Satz sollte lauten: „Ich verstehe vollkommen, wenn Sie dies zum jetzigen Zeitpunkt nicht tun können“ oder „Ich werde keine Antwort als Hinweis darauf verstehen, dass dies nicht der richtige Zeitpunkt für eine Vorstellung ist.“ „Ich gehe davon aus, dass Sie „Das kann ich nicht“, sagte Schwalbe. Sofern ich nichts anderes höre.“
Niemand mag es, von einer Aufgabe überrascht zu werden, zu der er sich nicht bereit erklärt hat. Auf diese Weise können Sie die Beziehung zu Ihren Freunden aufrechterhalten, indem Sie sie wissen lassen, dass Ihnen ihre Zeit wichtig ist.
Es kann höflich sein, im Voraus nach der bevorzugten Kontaktmethode zu fragen – insbesondere, wenn die Kontaktinformationen dieser Person normalerweise privat sind. Sie könnten diese E-Mail mit einer Zeile wie dieser beenden: „Hinweis: Wenn Sie bereit sind, mit ihnen zu sprechen, würden Sie Ihre private E-Mail-Adresse, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihre E-Mail-Adresse oder eine Textnachricht bevorzugen?“ Schwalbe schlug vor.
Seien Sie in der eigentlichen E-Mail nicht vage. Erklären Sie, wer jeder ist, und legen Sie die nächsten Schritte fest.
Auch wenn Sie die Anfrage in einer früheren E-Mail oder Textnachricht erläutert haben, sollten Sie in Ihrer formellen E-Mail an die beiden Anrufer dennoch die Identität jeder Person zusammenfassen.
„Gehen Sie nicht davon aus, dass die Person, die Sie fragen, sich daran erinnert, auch wenn es erst ein paar Tage her ist“, sagte Schwalbe.
Hier ist ein grundlegendes fiktives Modell, wie dies passieren könnte:
Betreffzeile: Mark <> Julia
Hallo Mark und Julia,
Wie ich bereits erwähnt habe, freue ich mich über diese Einführung. Mark ist frischgebackener Universitätsabsolvent und hofft, mehr über den Einstieg in die Meeresbiologieforschung zu erfahren. Er ist ein erfahrener Autor und hat gerade eine Ausbildung bei X absolviert. Julia ist meine liebe Freundin und eine Führungskraft bei X. Von hier aus überlasse ich es Mark, einen Termin für ein Gespräch zu vereinbaren.
Ein guter Mediator macht es allen leicht, die nächsten Schritte zu verstehen.
Um nicht in die Antwort auf alle E-Mails aufgenommen zu werden, sollte laut Schwalbe deutlich gemacht werden, dass man aus dem E-Mail-Thread ausgeschlossen werden möchte. Schwalbe sagte, man könne diese Bitte so formulieren: „Sie können mich ab sofort von der Korrespondenz ausschließen, aber ich bin gespannt, wie es weitergeht.“
Wenn Sie nach einer Einführung suchen, zögern Sie nicht zu antworten.
Wenn Sie Ihren Partner um Hilfe bei der Einführung bitten, müssen Sie Ihrer Bitte umgehend nachkommen. Es zeigt Ihren Enthusiasmus und Ihr Interesse und zeigt, dass Sie diese Chance nicht als selbstverständlich ansehen“, sagte Schwalbe.
In unserem fiktiven Beispiel könnte diese Antwort so aussehen:
Hallo Julia,
Ich möchte mit Ihnen darüber sprechen, wie Sie in die meeresbiologische Forschung einsteigen können. Ich bewundere Ihre Karriere wirklich und würde mich freuen, bei einem Kaffee oder einem Telefonat mehr über Ihre Reise zu erfahren. Allerdings verstehe ich vollkommen, wenn die Zeit diese Art von Gespräch nicht zulässt. Wenn Sie verfügbar sind, teilen Sie mir bitte mit, welche Zeit in Ihrem Zeitplan am besten passt.
Als Person, die um Hilfe bittet, sei es höflich, der Person, die einem hilft, eine zusätzliche Chance zu geben, Nein zu sagen, wenn sie beschäftigt ist, sagte Schwalbe.
Wenn die Anfrage berufsbezogen ist, können Sie einen Satz einfügen wie: „Ich würde Ihnen gerne meinen Lebenslauf zusenden, wenn Sie eine Kopie wünschen“, sagte Schwalbe. Senden Sie keine Anhänge oder PDFs aus Ihrem Portfolio, bis Sie eine Antwort erhalten, sagte Schwalbe, denn das könnte in der ersten E-Mail anmaßend wirken.
Wenn Sie keine Antwort erhalten, nehmen Sie nicht sofort Kontakt auf. Warten Sie in der Regel zwei Wochen, bevor Sie die E-Mail-Kette wieder aufnehmen und nach weiteren zwei Wochen der Stille zu Ihrem Kommunikationsmedium zurückkehren, sagte Schwalbe. Auf diese Weise geben Sie den Leuten genügend Zeit zu antworten, wenn sie im Urlaub oder beschäftigt sind.
Es ist höflich, Ihren Broker unabhängig vom Ergebnis auf dem Laufenden zu halten. „Wenn etwas passiert, muss der Fragesteller zurückkommen“, sagte Schwalbe. „Wenn jemand möchte, dass ich mit jemandem rede, und ich rede mit ihm und bekomme nie eine Antwort, ist das ein wenig nervig.“
Auch wenn Sie von Ihrem E-Mail-Empfänger Funkstille hören, sollten Sie Ihrem Connector mitteilen, dass Sie ihm dennoch für die Zeit dankbar sind, die er sich genommen hat, um Ihnen zu helfen. Sie können so etwas sagen wie: „Es ist einfach so passiert, dass ich keine Antwort erhalten habe, aber ich weiß, wie beschäftigt sie sind, und ich wollte, dass Sie wissen, dass ich es wirklich zu schätzen weiß, dass Sie mir helfen wollen, auch wenn nichts dabei herausgekommen ist.“ sagte Schwalbe.
Wenn Sie um Hilfe bitten, achten Sie darauf, wie oft Sie Ihren Makler um Hilfe bitten. Es sei denn, sie geben Ihnen die Erlaubnis, ihre Kontaktliste als Ihre zu sehen. „Ich denke, das ist eine einmalige Sache“, sagte Schwalbe. Mit anderen Worten: Sie können Ihren Connector nicht im Voraus um Hilfe bitten und ihn dann zwei Wochen später bei einem anderen Ansprechpartner erneut um Hilfe bitten.
Uns ist bewusst, dass nicht alles eine E-Mail sein muss.
E-Mails eignen sich hervorragend zum Koordinieren von Zeitplänen und für Vorstellungsgespräche, aber letztendlich sind es nur Worte in Ihrem Posteingang. Aufrichtige Wertschätzung dafür zu zeigen, dass man jemandem hilft, bedeutet, einen Schritt weiter zu gehen.
„Eine Dankes-E-Mail, egal wie ausgefallen formuliert, ist immer noch nur eine E-Mail“, sagte Schwalbe.
Schwalbe nannte als Beispiel, dass die Verbindung zu jemandem der Grund dafür ist, dass man einen Job bekommt. Egal, ob Sie der Fragesteller, der Helfer oder der Vermittler sind: Wenn jemand „jemandem anderen in der Kette wirklich hilft, ist es wirklich schön, eine handgeschriebene Nachricht, Blumen oder Pralinen zu schicken“, sagte er.
Aus diesem Grund besteht nach Ansicht von Schwalbe der größte Fehler, den wir bei dieser Art von E-Mail machen, darin, den Wert nicht zu verstehen, den jemand hat, der einem seine ganze Zeit und Aufmerksamkeit schenkt. „Es ist ein großer Gefallen, jemanden zu bitten, sich die Zeit zu nehmen, und es ist ein Gefallen, den viele Leute wirklich gerne tun, aber es ist immer noch ein großer Gefallen“, sagte Schwalbe.